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Allgemeine Informationen über die Datenverarbeitung

Im Rahmen der Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses werden u. a. auch personenbezogene Daten der Bewerbenden verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 12 – 14 Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO) darüber, wie die FUTRUE GmbH und die verbundenen Unternehmen (im Folgenden auch „wir“ bzw. „uns“) als Ihr potenzieller Arbeitgeber Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeitet.

Verantwortlicher

Diese Datenschutzinformationen gelten für alle Verarbeitungsvorgänge der FUTRUE GmbH, Am Haag 14, 82166 Gräfelfing sowie der verbundenen Unternehmen, als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO im Rahmen des Bewerbungsprozesses.

Fragen zum Datenschutz

Im Falle von Rückfragen zum Datenschutz können Sie diese an unseren Datenschutzbeauftragten richten: SPIRIT LEGAL Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, RA und Datenschutzbeauftragter Peter Hense, Postanschrift: Datenschutzbeauftragter, c/o FUTRUE GmbH, Am Haag 14, 82166 Gräfelfing; Kontaktaufnahme über das verschlüsseltes Onlineformular: Datenschutzbeauftragten kontaktieren.

Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir verschiedene Arten personenbezogener Daten von Ihnen, insbesondere die Folgenden:

  • Personenstammdaten, wie Personalnummer, Vorname, Nachname, Anschrift und Geburtsdatum.
  • Kontaktdaten, wie Telefon-/Mobilnummer und E-Mail-Adresse.
  • Bewerbungsdaten, wie Ihre Bewerbungsunterlagen samt Qualifikationen, Zeugnissen und Nachweisen.
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie gesundheitsbezogene Daten (z. B. Schwerbehinderung) und Informationen zum Grad der Behinderung.

Sofern wir die zuvor dargestellten Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, beziehen wir diese insbesondere von externen Recruitern und aus Ihren Social Media Accounts (z. B. LinkedIn, XING).

Ihre Rechte

Im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte, die Sie gegenüber dem Verantwortlichen durch Mitteilung an die unter Pkt. II. genannten Kontaktdaten geltend machen können:

  1. Recht auf Auskunft: Sie können nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten.
  2. Recht auf Berichtigung: Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DSGVO Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung Ihrer Daten verlangen.
  3. Recht auf Löschung: Sie können nach Maßgabe von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt, nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch einzulegen. Wir werden bei Vorliegen einer besonderen Situation Ihre Daten in diesem Fall nicht weiterverarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, zudem, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung und Ausübung von oder der Verteidigung gegen Rechtsansprüche dient (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
  6. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten („Datenübertragbarkeit“) sowie das Recht auf Weiterübermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen, sofern die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 lit. a, b DSGVO vorliegen (Art. 20 DSGVO).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie zudem nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eigener Wahl zu beschweren.
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach, Telefon: 0981/180093-0, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de, https://www.lda.bayern.de.

Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Aufbewahrungsfristen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses, zur Ausübung und Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, insbesondere aufgrund folgender Zwecke und Rechtsgrundlagen:

Bewerbungsprozess

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Ihre oben genannten personenbezogenen Daten. Zweck der Verarbeitung ist die Prüfung Ihrer Eignung für eine Stelle in unserem Unternehmen sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bei einer (Initiativ-) Bewerbung per E-Mail verarbeiten wir zudem auch Metadaten Ihrer E-Mail, wie Datum und Uhrzeit, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bei einer Bewerbung über unser Karriereportal auf unserer Website werden zudem die beim Aufruf der Webseite an unseren Webspace-Provider übermittelten Zugriffsdaten verarbeitet, um Ihre Bewerbungsunterlagen sowie weitere Unterlagen innerhalb des Bewerbungsverfahrens digital bei uns einreichen zu können. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Datenverarbeitung für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für den Vertragsschluss bzw. die -Durchführung erforderlich und verpflichtend. Bei Nichtbereitstellung Ihrer Daten können Sie sich nicht bei uns bewerben. Wir speichern Ihre Daten, solange diese im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist. In der Regel löschen wir Ihre persönlichen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und sofern nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben. Insbesondere bewahren wir die personenbezogenen Daten so lange auf, wie wir sie zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen benötigen. Demnach löschen wir die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern im Falle einer Absage sechs Monate nach Versand der Absagemitteilung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu Zwecken der Rechtsverfolgung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Bei der Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere von eventuellen Behinderungen ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO. Im Falle einer Bewerbungszusage speichern wir Ihre Daten für das sich anschließende Beschäftigungsverhältnis innerhalb unserer Mitarbeiterverwaltung. Weitere Informationen können Sie den Datenschutzinformationen für Beschäftigte entnehmen. Sollten wir keine freie Stelle zu besetzen haben, sind jedoch grundsätzlich an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Ihrer Einwilligung in unserem Bewerber-Pool um Sie im Falle einer Vakanz kontaktieren zu können. Um Ihre Einwilligung einzuholen, melden wir uns separat bei Ihnen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Im Bewerber-Pool werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherdauer eingewilligt. Ein Widerruf Ihrer Einwilligungen in die Verarbeitung ist jederzeit per Nachricht an uns unter den unter „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten möglich. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zur Ausübung des Widerrufs unberührt.

Karriereportal via Personio

Wir nutzen zur Talentakquise und für den Bewerbungsprozess über das Karriereportal unserer Website den spezialisierten Software-Anbieter Personio SE & Co. KG (Seidlstraße 3, 80335 München; im Weiteren: „Personio“). Zwecke der Verarbeitung sind die Bereitstellung einer einfachen Eingabemaske für die Bewerber und die digitale Organisation sowie Durchführung der Stellenausschreibung und -besetzung. Die für die Bewerbung erforderlichen personenbezogenen Daten können Sie in der Eingabemaske von „Personio“ eingeben. Bei Absendung der Bewerbung über das Karriereportal werden Ihre Daten aus der Eingabemaske und Ihre IP-Adresse auch durch „Personio“ verarbeitet. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Einbindung des externen Dienstleisters liegt in der Optimierung unseres digitalen Bewerbungsverfahrens. Weitere Informationen zum Datenschutz und der Speicherdauer bei „Personio“ finden Sie unter: https://www.personio.de/datenschutz/. Im Falle einer Absage werden Ihre Daten nach sechs Monaten gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherdauer eingewilligt. Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, sofern sie auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO beruht. Ihr Widerspruchsrecht besteht bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie können uns Ihren Widerspruch über die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten zukommen lassen.

Prüfung der Eignung

Zum Zwecke der Prüfung Ihrer Eignung für eine Stelle in unserem Unternehmen sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahren verarbeiten wir die im Abschnitt „Kategorien verarbeiteter Daten“ genannten Daten. Bei einer (Initiativ-) Bewerbung per E-Mail verarbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und Daten aus den Bewerbungsunterlagen, insbesondere auch Metadaten aus Ihrer E-Mail, wie z. B. Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage. Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden sodann intern an die Verantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet und der weitere Ablauf abgestimmt. In unserem Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, soweit die Datenverarbeitung für die Vorbereitung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1, 3 BDSG. Im Falle einer Absage werden Ihre Daten nach sechs Monaten gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherdauer eingewilligt.

Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme mit uns, z. B. bei Rückfragen zum Beschäftigungsverhältnis, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten von uns verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Bei Nichtbereitstellung Ihrer Daten ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht möglich. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Konversation bzw. zur Vertragsdurchführung verarbeitet. Im Falle einer Absage werden Ihre Daten nach sechs Monaten gelöscht, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherdauer eingewilligt.

Rechtsverfolgung

Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. darüber hinaus verarbeitet, um auf (aufsichts-)rechtliche Verfahren wie z. B. Stellungnahmeersuchen und Vorladungen zu reagieren, Rechtsansprüche durchzusetzen oder um uns gegen Rechtsansprüche verteidigen zu können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung aus dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht, sofern wir als Verantwortliche einer solchen Verpflichtung unterliegen. Sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO beruht, bestehen unsere berechtigten Interessen in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen. Zu diesem Zweck speichern wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der Verjährungsfrist etwaiger Rechtsansprüche. Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO beruht. Ihr Widerspruchsrecht besteht bei Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie können uns Ihren Widerspruch über die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten zukommen lassen.

Erfüllung sonstiger rechtlicher Verpflichtungen

Eine Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere Ihrer Personenstamm- und Sozialversicherungsdaten gegenüber öffentlichen Stellen (z. B. Polizei, Staatsanwaltschaft, (Aufsichts-)Behörden) und Sozialversicherungsträgern erfolgt nur, sofern wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder zur Erfüllung von Aufforderungen von Regierungen und Behörden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung aus dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht, z. B. §§ 28 a ff. SGB IV. Sofern die Verarbeitung auf Anfrage einer zuständigen Behörde zum Zwecke der Ermittlung, Verhütung, Verfolgung oder Aufdeckung von Straftaten erfolgt, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus dem jeweils einschlägigen Landespolizeigesetz, wenn eine rechtliche Verpflichtung aufgrund der Strafprozessordnung besteht, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

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